Fachartikel auf Business-Netz.com
In den Rubriken Management und Projektmanagement
Seit 2013 verstärkt Bianca Fuhrmann das Autoren-Team von Business-Netz.com.
Ein Mal im Monat gibt es hilfreiche Projekt- und Management-Tipps und Antworten auf Leserfragen zum Thema Projektmanagement.
Hierzu können Sie Bianca Fuhrmann oder der Redaktion von Business-Netz.com Ihre Fragen zusenden. Das Los entscheidet welche Frage beantwortet wird.
Mit ein bisschen Glück ist auch Ihre Frage dabei!
Team-Effizienz-Gewinn dank „runder Ablage“
Wollen Sie wissen, wie Sie zum Jahresabschluss noch eine deutliche Effizienzsteigerung Ihres Teams erzielen?
Kennen Sie das auch? Gerade kurz vor Jahresschluss wird von vielen Führungskräften noch verlangt, dass sie zeigen, wie effizient sie ihr Team und dessen Aufgaben managen können. Sie sollen beweisen, dass sie unnötige Themen erkennen und streichen sowie die Zeit sinnvoller nutzen können. Und dabei sollen sie die „faulen“ Themen am besten noch zwischen zwei Weihnachtsfeiern erkennen und korrigieren. Vielen geht da nur noch eins durch den Kopf: „Na klar, es ist ja nicht so, als hätte man nicht das ganze Jahr schon versucht, Effizienzpotenziale zu finden.“ ...
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Meetings meistern: Sieben geheime Zutaten für erfolgreiche Besprechungen
Viele Meetings enden ergebnislos in Dauerdiskussionen. Ist Ihnen das auch schon begegnet?
Da wird geredet auf Teufel komm raus. Um Zustimmung gefeilscht. Nach möglichen Aufgabenverteilungen gesucht. Und seien wir mal ehrlich, die meiste Zeit sitzen die Anwesenden unbeteiligt herum. Ich nenne Meetings auch gerne „Schäfchen zählen“. Warum? Zum einen weil die meisten Zuhörer krampfhaft versuchen, wach zu bleiben, aber von den vorbeihuschenden Schäfchen magisch angezogen werden. Zum anderen weil es ein absolutes Machtgefühl ist, wenn man seine Schäfchen zählen kann, sprich der Raum so richtig voll ist. Da fühlen sich Führungskräfte erst richtig wohl. Dumm nur, dass durch solches Gehabe wertvolle Ressourcen verschwendet werden.
Deshalb stelle ich Ihnen kurz die sieben wichtigsten Regeln für erfolgreiche Meetings vor.
KISS-Prinzip
Wie Sie mit dem KISS-Prinzip als Führungskraft entspannt die Vorweihnachtszeit genießen können.
Das KISS-Prinzip für die Vorweih-nachtszeit
Vorweihnachtsstress – ohne mich!
KISS ist ein vielbeachtetes Prinzip, das gerne im Management, im Marketing oder in der Software-Entwicklung angewendet wird. Hinter KISS verbirgt sich das Akronym „keep it short and simple“, was frei übersetzt bedeutet, Komplexität zu vermeiden und die Vereinfachung zu suchen, denn kompliziert wird es schon von allein.
Einige kennen KISS auch als Kommunikationsformel, nach der man sich „einfach“ ausdrücken soll, also ohne Fremdwörter und verschachtelte Sätze.
Ich benutze statt des Worts SHORT lieber das Wort SMART, was so viel wie schlau oder clever bedeutet. Und genau dies sollte unser Vorsatz in der Vorweihnachtszeit sein:
„Keep it simple and smart!“
„Mach es einfach und schlau!”
Und was bedeutet das nun in der Praxis? Das ist ganz einfach. Werden Sie wieder Herr Ihrer Zeit und führen Sie diejenigen, die über Sie verfügen wollen. Ok, einfach oder? Nicht wirklich, deshalb stelle ich Ihnen einen fünfstufigen Plan zur Verfügung, den Sie auch gerne hier als PDF-Datei downloaden können.
Projekt-verantwortung
Wer hat sie? Wie übergibt man sie? Und wie sorgt man dafür, dass sie auch angenommen wird?
Leserfrage:
Wer trägt eigentlich im klassischen Projektmanagement die gesamte Projektverantwortung? Der Projektleiter, der Projektauftraggeber oder jeder einzelne Projektmitarbeiter?
Und wie sorgt man dafür, dass sich die Betroffenen über ihre Verantwortung auch bewusst sind und sie mit Leben füllen?
Projektmanagement-Expertin Bianca Fuhrmann:
Da mir diese Fragen immer wieder begegnen und der falsche Umgang mit der Verantwortung zu handfesten Krisen führen kann, möchte ich diese für alle Interessierten beantworten.
Ich gebe zu, es ist eine echt schwierige Frage. Denn die Antwort ist oft emotional behaftet. Aber die Frage ist auch gleichzeitig denkbar einfach zu beantworten, da nur eine logische Sichtweise hilft.
Der Artikel nennt
- die wichtigsten Ablehnungsgründe gegen die Verantwortungsübernahme
- und stellt fünf Schritte dar, wie man zu einem Commitment mit jedem einzelnen Projektmitarbeiter kommen kann.
Projektverantwortung definieren und übergeben – weiterlesen>
Projektbudget
Wie Sie Entscheidungen beschleunigen!
Leserfrage:
„Ich bin IT-Projektleiter und verantworte ein Projektbudget von über einer Million Euro. So steht es zumindest auf dem Papier. Wenn ich dann wirklich etwas davon benötige, dann trete ich eine Bürokratie-Mühle ohnegleichen los. Gibt es denn keinen einfacheren Weg, um Budgetentscheidungen schneller herbeizuführen?"
Herr A. Schmitz, IT-Projektleiter
Projektmanagement-Expertin Bianca Fuhrmann:
Es ist schon verrückt, wenn man eine Million Euro verantwortet, aber selber nicht wirklich darüber verfügen kann. Glauben Sie mir, Sie sind mit diesem unangenehmen Budgetvorgehen nicht alleine. Die wenigsten Projekte haben einen vernünftigen Projektbudgetprozess aufgesetzt. Und wenn Sie schnell handeln müssen, bremst Sie spätestens der Einkauf oder der allgemeine Budgetprozess aus. Und dabei ist es meistens egal, ob Sie teure Berater einkaufen oder den gern zitierten Bleistift. Lösungen haben die wenigsten, aber es geht auch viel einfacher...
Lesen Sie
- wie Sie mit der Definition von zwei Budgetgrenzen
- und einem schlanken Abstimmungsprozess
Budgetentscheidungen erheblich beschleunigen kann.
Projekttermine einhalten:
Wie sorge ich dafür, dass Abgabetermine auch wirklich eingehalten werden?
Leserfrage:
"Warum werden die Termine, die ich als Projektleiter geplant und mit allen Betroffenen abgestimmt habe, nie eingehalten? Das nervt, verzögert den Projektverlauf signifikant und plündert das Projektbudget. Kurzum, wie kann ich für mehr Termintreue sorgen?"
Herr I. Rositti, Projektmanager Marketing
Projektmanagement-Expertin Bianca Fuhrmann:
Oh, da stimme ich Ihnen zu. Es ist sehr ärgerlich, wenn abgestimmte Termine nicht gehalten werden und man selber als Projektleiter vielleicht bereits bei der Geschäftsführung den Termin fest zugesagt und öffentlich kommuniziert hat. Dann droht nicht nur der Gesichtsverlust, sondern auch der eigene Ruf als professioneller Projektleiter gerät ins Wanken. Die Tagespresse ist voll von prominenten Terminverschiebungsbeispielen, wie dem Bau des Berliner Flughafens oder der Hamburger Elbphilharmonie.
Lesen Sie
- welche Argumente für und gegen eine offene Kommunikation von Zeitpuffern sprechen und was Bianca Fuhrmann rät
- warum Sie die Verhaltensmuster und Gewohnheiten Ihrer Projektmitarbeiter analysieren sollten
- warum Zwischen-Meilensteine und ein Frühwarnsystem gegen die Terminuntreue Gold wert sind
Kommunikations-falle mündliche Absprachen:
Die drei besten Tipps, damit Führungskräfte sich nicht selber ein Grab schaufeln
Frischer Wind für ein Umdenken in der Führungskommunikation
Wer kennt das nicht: Schnell bespricht man zwischen Tür und Angel mit den Kollegen die neusten Projekterkenntnisse und beschließt mündlich die nächsten Schritte. Und dann? Dann passiert meistens lange gar nichts. Zumindest so lange, bis das Abgesprochene von einer der Parteien umgesetzt werden soll. Tja, und dann kann sich plötzlich keiner mehr daran erinnern, außer natürlich demjenigen, der die Umsetzung
haben wollte.
Mündliche Absprachen sind immer eine Gefahrenquelle für Führungskräfte, da sich oft eine der Gesprächsparteien später nicht mehr exakt an die Absprachen erinnern kann und es zu Folgeschäden, zum Beispiel im Projektverlauf, kommen kann.
Der Artikel zeigt,
- wie Sie mittels der goldenen Regel zu mündlichen Absprachen,
- drei Tipps
- und einer Protokoll-Checkliste im Umgang mit mündlichen Absprachen dafür sorgen, dass diese die notwendige Verbindlichkeit bei allen Gesprächsparteien erhalten.
Projektziele:
Welche Aspekte sind wirklich wichtig für eine erfolgreiche Projektplanung?
Leserfrage:
„Seit Kurzem habe ich die Leitung eines Game-Projektes übernommen. Die neue Software muss pünktlich mit Beginn des Weihnachtsgeschäfts in den Handel gehen. Bei der Definition der Ziele drifte ich aber mit meinem Auftraggeber deutlich auseinander. Außerdem hat er es mit der Zielebetrachtung nicht gerade eilig.
Welche Zielaspekte sind wichtig, und lasse ich mich da auf ein gefährliches Spiel ein, wenn ich die Ziele nicht ausführlich betrachte?“
Frau C. Congi, Game-Projektleiterin
Projektmanagement-Expertin Bianca Fuhrmann:
Oh, das ist ja mal eine spannende Frage. Und meine Antwort ist kurz und knackig. Wie gehen Sie denn mit dem Weihnachtstermin um, bleibt’s beim 24.12. oder verlegt Ihr Unternehmen auch öfters mal Weihnachten in den Januar?
Scherz beiseite. Klar kann man Projekte mit einem offenen Zieltermin und unklaren Rahmenbedingungen planen, aber das kann ich absolut nicht empfehlen, denn diese Projekte sind dem Untergang näher als dem Erfolg ...
Lesen Sie
- wie Sie mit nur fünf Schritten mehr Klarheit in der Definition der Projektziele bekommen
- und was Sie sonst noch bei der Zieleerarbeitung beachten sollten.
Innovatives Projekt-management:
Die Weihnachts-Projekt-Voodoo®-Methode
Drei von vier Socken verfehlen das Ziel – fröhliche Weihnachten!
Schenken wäre so einfach, müsste man an Weihnachten nicht eine Punktlandung hinbekommen. Und dann verhält es sich wie im Projektmanagement, denn statistisch gesehen erreichen drei von vier Projekten die Zielerfüllung nicht. Im Klartext: Sie brauchen mehr Budget, der Zeitplan gerät aus dem Ruder oder Unvorhergesehenes, wie beispielsweise neue Kundenwünsche, lässt jeglichen Erfolg dahinschmelzen.
So ähnlich ist es auch beim Schenken. Drei von vier Socken sind Notlösungen, um den Termin 24.12. noch zu halten.
Und nun? Tja, Projektmanagement wäre so einfach, müsste man nicht täglich mit dem Unvorhersehbaren rechnen. Im Klartext: Plötzlich und unerwartet sind es nur noch sieben Tage bis Weihnachten und dann scheinen oft nur noch Wunder oder Hexerei zu helfen. Im Projekt würde man jetzt eine Risikobetrachtung machen und alle beteiligten zur Krisensitzung einladen.
Na gut. Wenn Sie jetzt nicht etwas gemeinschaftlich verschenken wollen, dann brauchen Sie einen anderen, einen schnellen und treffsicheren Weg. Versuchen Sie es doch mal mit der Weihnachts-Projekt-Voodoo®-Methode.
Ja, Sie haben richtig gelesen ...
Projektziele:
Meine Projektziele vermehren sich ständig!
Leserfrage:
„Ständig heißt es, können Sie diese oder jene zusätzliche Aufgabe auch noch im Rahmen des Projekts erledigen? Und es tut uns leid, aber Ihre Ressourcen und Budget können wir deshalb nicht aufstocken. Kurzum, immer mehr ToDos bei gleichbleibenden Ressourcen. Wie soll das denn gehen?“
Herr M. Imhäuser, Dipl. Ing. Architekt, Projektentwickler
Projektmanagement-Expertin Bianca Fuhrmann:
Als Projektmanager verlangt man von Ihnen, allzeit das Beste aus den begrenzten Ressourcen zu holen um meist sehr ambitionierte Ziele zu erreichen. Viele Projektmanager verbiegen sich förmlich, um die Ziele und die Zielerweiterungen noch irgendwie zu erreichen. Aber hexen können Sie auch nicht. Also wie machen es diejenigen, die den Spagat, zwischen Wunschzielen und realen begrenzten Ressourcen und Budget, gelernt haben?
Lesen Sie
- war um es so wichtig ist die Rahmenbedingungen zu ermitteln und festzuzurren.
Projektstress:
Höllenstress zum Projektende – muss das sein?
Leserfrage:
„Warum wird es zum Projektende immer so hektisch? Egal, wie sorgfältig ein Projekt geplant wurde, gegen Ende bricht meistens der Höllenstress aus. Ist das normal oder kann ich etwas dagegen tun?“
Herr M. Mitterwald , Projektleiter IT-Branche
Projektmanagement-Expertin Bianca Fuhrmann:
Vorab die gute Nachricht – und bitte fressen Sie mich wegen dieser Aussage nicht gleich auf: Stress ist eigentlich etwas Großartiges. Seit Tausenden von Jahren bewahrt er uns vor dummen Fehlern und lebensbedrohlichen Konsequenzen und gibt uns die richtige Energie, noch rechtzeitig vor dem Säbelzahntiger zu flüchten. So die Theorie, beziehungsweise so das Grundbedürfnis, das Überleben der Menschheit zu sichern. In gewisser Weise trifft das auch noch heute zu. Und glauben Sie mir: Die Urzeit ist noch nicht vorbei. Nur müssen wir das Thema Projektstress etwas differenzierter betrachten. Und deshalb ist es für jeden Projekteiter essenziell, zu wissen, was die Folgen von zu viel Druck, Angst und Stress sein können...
Lesen Sie
- warum uns das Reptiliengehirn in die Urzeit katapultiert
- welche drei Projektstressfälle betrachtet werden sollten
- die Sozialkomponente von Stress
- der hausgemachte Stress
- der real existierende Stress, weil eine Projektkrise droht
Und wie Sie dem Höllenstress zum Projektende vorbeugen können.
Interview mit Bianca Fuhrmann: Projekt-Voodoo®
In diesem Interview verrate ich Ihnen, warum ich das Buch geschrieben habe und worum es darin geht. Lassen Sie sich überraschen. Hier können Sie schon mal einen kleinen Eindruck bekommen ...
Business-Netz: Frau Fuhrmann, Ihr Buch hat einen spannenden Titel, aber worüber handelt es konkret?
Bianca Fuhrmann: Um Voodoo! Nee, Scherz beiseite.
Die Projekt-Voodoo®-Strategie ist zwar Programm, aber im Wesentlichen geht es um die Tücken des Projektalltags. Ich nenne diese auch gerne die Zombies des Projektgeschäfts. In meinem Berateralltag werde ich immer dann gerufen, wenn Projekte unfreiwillig zum Stillstand kommen, also dann, wenn Unvorhergesehenes das Projekt eiskalt erwischt oder klassisches Projektmanagement an seine Grenzen gerät. Dann braucht man ein zielsicheres und pragmatisches Projektmanagement, um schnell das Projekt wieder auf Erfolgskurs zu bringen. Und genau darum geht es ...
Bianca Fuhrmann Consulting
Menschen entwickeln - Führungskulturen gestalten - Wachstum fördern
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Der Führungsratgeber
von Bianca Fuhrmann:
