Probleme in Projektmeetings

Kennen Sie das: Immer mehr Meetings bringen immer weniger Erfolg? Projektmeetings gelten oft als Zeitvernichtungsmaschinen, da sie im seltensten Fall zielführend und konzentriert ablaufen. Einer der häufigsten Fehler sind ausufernde Präsentationen, mit viel zu vielen Folien, die den Blick auf das Wesentliche verschleiern. Oft reden die Referenten zu viel und überfordern die Zuhörer, indem sie ihnen Vorlese-Präsentationen zumuten. Man nennt diese Präsentationsform auch gerne „betreutes Lesen“. Wenn Ihnen solche Dinge nicht fremd sind, dann wird es dringend Zeit, mal etwas anderes auszuprobieren. Wie wäre es mit einem Format, in dem die Referenten gezwungen sind, sich auf das Wichtigste zu konzentrieren, und in dem jeder Sprecher die gleichen Rahmenbedingungen einhalten muss?

PechaKucha – mit Fokus auf den Kernaussagen

Ein Format, das diese Vorgaben erfüllen kann, ist das PechaKucha-Präsentationsformat. Erfunden wurde es 2003 in Japan von den beiden Architekten Astrid Klein und Mark Dytham. Diese hatten genau mit den Problemen wie oben geschildert zu kämpfen. Nur kam erschwerend hinzu, dass ihnen oft nicht genügend Zeit eingeräumt wurde, um ihre Präsentation und somit ihr Anliegen in voller Länge darzustellen. Also haben sie kurzerhand ein Format entwickelt, welches es ermöglicht, in kürzester Zeit die wichtigsten Botschaften zu vermitteln, und welches für alle Präsentierenden immer gleich ablaufen soll.

Wie funktioniert PechaKucha?

Jeder Referent bekommt exakt die gleichen Rahmenbedingungen. Diese sind:

• 20 Folien
• Jede Folie bleibt exakt 20 Sekunden stehen.
• Gesamtredezeit = 6 Minuten und 40 Sekunden
• Die Präsentation läuft automatisch durch.
• Ein Vor- oder Zurückspringen innerhalb der Präsentation ist nicht möglich.

Man hat also 20 Folien und 6 Minuten und 40 Sekunden Zeit, sein Anliegen zu präsentieren, nicht mehr und nicht weniger. Erschwerend kommt noch hinzu, dass jede PowerPoint-Folie exakt nur 20 Sekunden gezeigt werden darf und dann automatisch weiterschaltet. Ein Vor- und Zurückspringen innerhalb der Präsentation ist nicht möglich. Einmal gestartet läuft die Präsentation automatisch durch.

Jetzt wird sicherlich so manchem Projektleiter der Angstschweiß auf der Stirn stehen, aber es gibt unschlagbar gute Argumente, dieses Format im nächsten Managementmeeting einmal auszuprobieren.

Der wichtigste Vorteil ist:

Fokus, Fokus und nochmals Fokus

Die Vorteile sind:

1. Man muss sich wirklich fokussieren und seine Botschaft, seine Entscheidung, oder was man auch immer mit der Präsentation erreichen möchte, genau planen.
2. Die Präsentationsfolien werden nicht überladen, da sie ja nur exakt 20 Sekunden sichtbar sind. Das gibt nicht viel Zeit zum Lesen, was auch gut ist. Die Qualität der Folien wird automatisch besser.
3. Die Redezeit ist begrenzt, was bedeutet, dass ausufernde Präsentationen nicht mehr möglich sind.
4. Da nur noch das wirklich Wichtige in der Präsentation steht, fällt es im Nachgang leichter, Entscheidungen zu treffen.
5. Durch den Fokus auf das Wesentliche steigt das Erinnerungsvermögen im Hinblick auf die Kernbotschaften, da diese nicht durch viele andere Botschaften verwaschen werden.
6. Da alle Referenten die gleichen Rahmenbedingungen haben, laufen Präsentationen auch gerechter ab.
7. Der Zeitrahmen von Meetings wird nicht mehr aufgrund von Präsentationen gesprengt, weil das neue Format planbarer ist.

Die Nachteile sind:

1. Neue Formate muss man erst mal erlernen und vor allem üben.
2. Vielen fällt es nicht leicht, die wirklich wichtigen Botschaften aus einer Präsentation herauszuarbeiten. Aber das macht nichts, mit diesem Format werden sie es lernen!
3. Rechnen Sie mit Widerstand, denn der ein oder andere wir vehement darauf bestehen, dass seine Präsentation wichtiger und umfangreicher sein muss als die der anderen. Aber bleiben Sie hart. Die Zuhörer und Entscheider werden Ihnen danken.

PechaKucha hält seit seiner Einführung einen Siegeszug in den kreativen Branchen. Es gibt sogar die besondere Veranstaltungsform der PechaKucha Night, bei der ein besonderer Wert auf den innovativen Austausch gelegt wird. Wenn Sie das einmal erleben möchten oder Erfahrung sammeln wollen, schauen Sie doch einfach bei einer dieser Veranstaltungen vorbei.

Fazit

Was wäre, wenn es bei Projektmeetings keine ausufernden Präsentationen mehr gäbe? Dann könnten Sie doch glatt konzentriert Ihr Projekt nach vorne bringen! Ich glaube, diese Aussicht ist auf jeden Fall einen Versuch wert. Probieren Sie PechaKucha einfach mal im nächsten Meeting aus.

In eigener Sache:

Wenn Sie meinen Vortrag „Zombie-Projekte oder Was Sie von Zombies für Ihre Projekte lernen können“ im PechaKucha-Format erleben möchten, dann haben Sie am 11.04.2014 in Bonn auf der ersten PechaKucha Night die Gelegenheit dazu.

Weitere Infos zu meinem Zombie-Projekt-Vortrag oder zur PechaKucha Night in Bonn.

Eine Frage noch:

Wie ist Ihre Erfahrung mit Präsentationen in Projektmeetings? Kennen Sie bereits das PechaKucha-Format oder nutzen Sie etwas anderes um Präsentationen in Meetings effizienter zu gestalten?

Dann teilen Sie uns doch Ihre Erfahrung per Kommentar mit.